Насамперед дякуємо радам ВПО, які вже активно оновлюють свої документи на Порталі. Ми цінуємо вашу співпрацю та відкритість. Ваша прозора й зрозуміла діяльність отримує позитивні відгуки від партнерських організацій, що користуються Порталом Рад ВПО.
Щоб спростити обробку і публікацію ваших документів, просимо дотримуватися єдиних вимог до їх оформлення перед надсиланням для розміщення на Порталі.
Формат документів (обов’язково)
✅ PDF (єдиний файл) — у цьому форматі приймаємо ваші документи
❌ JPG / PNG / фото документів — НЕ приймаємо
❌ Скани документів по сторінках окремими файлами — НЕ приймаємо
Важливо: чому фото та окремі скани не приймаються?
Документи, надані у форматі зображень (JPG/PNG), не опрацьовуються, оскільки це унеможливлює цілісне сприйняття документа адміністратором Порталу та ускладнює обробку файлів.
Якість документів
✅ текст чіткий, читабельний;
✅ документ зведений в один файл, сторінки розташовані у правильному порядку;
✅ бажано: текстовий PDF (не лише скан, а з можливістю копіювання тексту).
Назва файлу (обов’язково структурована)
Назва файлу має чітко відображати зміст документа.
Рекомендовані формати назви документа:
📄 Рішення:
Рішення від [дата] №[номер] «Про [назва]»
Приклад: Рішення від 15.03.2026 №12 «Про затвердження плану роботи Ради з питань ВПО при…»
📄 Протокол:
Протокол №[номер] засідання Ради ВПО [повна назва ради] від [дата]
Приклад: Протокол №3 засідання Ради ВПО при виконкомі …. від 10.03.2026
📄 Регламент: Регламент Ради ВПО [повна назва ради]
📄 План роботи: План роботи Ради ВПО [повна назва ради] на [рік]
Зміст документів
Перед тим як надсилати документи для публікації на Порталі, будь ласка, переконайтесь, що документи містять:
- повну назву ради ВПО;
- дату та номер (за наявності);
- зрозумілий заголовок;
- підпис/затвердження (за потреби).
Тема ел. листа (обов’язково)
Будь ласка, вказуйте тему електронного листа у форматі: «Ради ВПО: (повна назва ради)». Приклад:
Ради ВПО: Рада з питань внутрішньо переміщених осіб при Бориславській міській раді
Це допоможе адміністратору швидше обробляти ваші звернення та фільтрувати листування.
Найчастіше запитання: «А для чого потрібен цей чеклист та уніфікація формату?»
Єдиний формат та уніфікація назв файлів потрібні для того, щоб швидко знаходити та опрацьовувати документи, уникати плутанини у файлах, забезпечити зручність для користувачів Порталу, зменшити час на технічну обробку матеріалів.
На практиці адміністратор Порталу витрачає значну частину часу на роботу з файлами, що мають довільні або неінформативні назви / складаються з окремих фото сторінок / не дозволяють зрозуміти зміст без відкриття. Відповідно, такі документи опрацьовуються дуже довго.
Тож ми запровадили таку деталізацію, адже прагнемо зробити процес максимально ефективним для вас і для команди Порталу.
Щиро дякуємо за співпрацю та відповідальне ставлення до інформування громадськості про роботу вашої ради з питань ВПО! Матеріали для розміщення на Порталі Рад ВПО приймаємо на електронну адресу: rady-vpo@sss-ua.org.
Цю публікацію підготували за підтримки Агентства ООН у справах біженців в Україні (УВКБ ООН). Зміст цієї публікації виключно є відповідальністю Благодійної організації «Благодійний фонд “Стабілізейшен Суппорт Сервісез”» і жодним чином не відображає поглядів УВКБ ООН.
